Что такое мини-АТС?

Статья написана специально для сайта Поиск-Подбор.Ру.

Любые перепечатки в офлайновых и публикации в онлайновых изданиях ЗАПРЕЩЕНЫ.

Признаться, много лет проработав менеджером продаж телекоммуникационного оборудования, я стал думать, что все знают про мини-АТС всё. И был сильно удивлен, когда во френд-ленте «Живого журнала» увидел вопрос: «Какую мини-АТС купить для офиса с одним городским номером?» Что же это за штука – мини-АТС? Зачем она вообще нужна и как правильно организовать офисную телефонную сеть?

Для начала давайте разберемся, зачем нужна мини-АТС. Допустим, что вы, уважаемый читатель, директор небольшой компании. Чем именно занимается ваша компания, мы уточнять не будем. В конечном итоге деятельность любой фирмы заключается в активной продаже своих услуг. Значит, в офисе компании будет как минимум один менеджер по работе с клиентами, бухгалтер и директор. Вы арендовали небольшой офис, поставили столы, установили факс. Пора начинать работу, но для этого нужен телефон. Допустим, у вас уже есть один городской номер, к которому в первую очередь подключен факс.

Сразу возникает вопрос: куда ставить аппарат? Директору? Но самым активным работником, использующим телефон, должен быть менеджер. Значит, ставим аппарат к нему на стол. А как быть, если директору предстоит важный телефонный разговор? Выгнать менеджера из-за стола и, пока директор решает глобальные задачи, работник будет болтаться без дела? Нет, конечно. Следовательно, телефонов нужно больше. В идеале должно быть телефонизировано каждое рабочее место.

Допустим, вы заключили с местным оператором связи договор и получили нужное количество городских телефонным номеров. Теперь схема телефонной сети вашего офиса выглядит так:

Примечание. ГТС – городская телефонная сеть.

Обратите внимание – все телефонные линии связаны между собой только через ГТС. Это значит, что директор может позвонить своему бухгалтеру, только набрав городской номер. Неудобно, но это мелочи. Если вы активно рекламируете свои услуги в средствах массовой информации, телефонных справочниках и Интернете, то вам придется публиковать несколько телефонных номеров отдела продаж. А если у вас полтора десятка человек занимаются продажами?

Еще один минус такого подключения – совершенно невозможно предугадать, на чей номер сумеет дозвониться клиент. Как известно, один телефонный номер – это один разговор. И если у менеджера номер занят, то клиент будет звонить по телефонам бухгалтерии, на факс или в кабинет директора. Допустим, клиент попался упорный и дозвонился в отдел продаж. Но уровень сделки таков, что нужно подключать директора. Попросить перезвонить по номеру «три – двадцать пять» и положить трубку нельзя, клиент будет потерян. Что же делать?

Покупать мини-АТС, конечно. Установив мини-АТС и подключив к ней все имеющиеся телефоны, мы получаем следующую схему:

Как видите, теперь все наши телефоны подключены к офисной телефонной станции. Каждому аппарату присвоен внутренний номер. Теперь директор может позвонить в бухгалтерию, не занимая городскую линию. В зависимости от настроек станции входящий звонок поступит либо на рабочее место секретаря, либо в отдел продаж. Приняв звонок, сотрудник компании может переключить собеседника на другой внутренний номер, не теряя связи с клиентом. Все это базовые функции любой офисной мини-АТС.

Что же, мы получили идеальную схему? Не совсем. Обратите внимание на схему – от нашей мини-АТС в городскую телефонную сеть идет всего одна линия. Я умышленно нарисовал такой вариант, повторив распространенную ошибку многих покупателей. Почему-то фразу в описании мини-АТС «8 внутренних линий» покупатели читают так: достаточно поставить мини-АТС, воткнуть в нее имеющийся телефонный номер и он волшебным образом умножится на 8, 16 или даже на 32. Если бы все было так просто!..

Увы. Если в мини-АТС заведена одна городская линия, то и говорить с городом сможет только один сотрудник. Чтобы увеличить количество входящих и исходящих звонков, нужно увеличивать количество городских линий.

«Но позвольте! – должен воскликнуть внимательный читатель. – Если я заведу в мини-АТС несколько городских линий, то мне опять придется в рекламе давать целый список телефонных номеров?»

Да, придется. Если не заключить с оператором телефонной связи договор на предоставление многоканального телефонного номера. Дело в том, что телефонные провода, уходящие в ГТС, соединяют нашу офисную станцию с городской АТС. Которая отличается только количеством заведенных в нее линий. Скажем, в офисной мини-АТС восемь соединительных линий под служебными номерами N01…N08. Каждой линии присвоен свой трехзначный номер, например 100, 101 и так далее до номера 107. В городской АТС соединительных линий может быть несколько тысяч. Обычно под каждую линию выделяется один номер, который мы, пользователи, считаем городским.

Но можно сделать иначе: присвоить один городской номер нескольким соединительным линиям. В этом случае пользователь получает многоканальный номер, по которому одновременно могут вестись несколько разговоров. Если под номер выделено две линии, то одновременно в управу дозвонятся два горожанина. Если линий три, то и дозвонившихся будет трое… Количество линий ограничивается только техническими возможностями офисной АТС и финансовыми возможностями абонента. Кстати, о финансах: организация многоканального номера выгоднее, нежели аренда такого же количества городских номеров. Если месячная оплата телефонного номера составляет 300 рублей, то плата за линию – не более 150. Арифметика простая:

Если у нас 8 городских номеров, то 8 × 300 = 2 400 рублей.
Если 1 номер и 9 линий, то 1 × 300 + 7 × 150 = 1 350 рублей.
(Цифры примерные, точную стоимость услуг уточняйте у оператора связи.)

Количество городских линий обычно определяется из соотношения 1 городская линия на 4 рабочих места. Из личной практики могу порекомендовать приобрести отдельные городские номера для факса, бухгалтерии. И, конечно, для директора.

Оригинал статьи на Поиск-Подбор.Ру